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Ponto 3. Imaginar o futuro
Imaginar o futuro foi desenvolvido para criar uma estratégia e um plano de aceleração de mudanças para comunicar, treinar e engajar os funcionários da organização em sua jornada de adoção da nuvem. Ele contém sete subpontos:
3.1 Criar estratégia e plano de aceleração de mudanças
O que é isso?
Uma estratégia e um plano de aceleração de mudanças proporcionam uma abordagem ponderada e estruturada com as táticas de mudança certas para as pessoas certas, no momento certo, durante todo o curso de transformação da nuvem. Eles servem como uma estrutura que descreve uma abordagem abrangente para garantir que as mudanças introduzidas na organização como resultado da jornada de transformação da nuvem sejam aceitas pelos líderes, funcionários e outras partes interessadas com o mínimo de interrupção e o máximo de resultados. O plano fornece um mecanismo sistemático para ajustar a aplicação de ferramentas, tecnologias, processos ou habilidades durante um projeto ou iniciativa. Ele descreve as maneiras específicas pelas quais a organização abordará essas mudanças na forma como opera seus negócios, tecnologia, cadeia de suprimentos, estrutura organizacional ou escopo do projeto. A estratégia fornece orientação e resultados em tomadas de decisões informadas durante todo o processo de transformação da nuvem.
Por que isso é importante?
Novos sistemas e estratégias podem ser altamente disruptivos para uma organização. Uma estratégia bem formulada descreve como o projeto ou a mudança afetará a organização. Para instituir uma estratégia de gerenciamento de mudanças organizacionais de forma eficaz, as partes interessadas devem criar um plano para reconhecer quando uma mudança é necessária, como aprová-la e como monitorá-la para garantir que produza o efeito desejado.
Ter uma estratégia de aceleração de mudanças pode ajudar a garantir que sua transição para o estado futuro desejado ocorra sem problemas. Ela pode ajudar a minimizar riscos, problemas de performance, interrupções nos negócios e custos incrementais. Isso pode ajudar a garantir que a continuidade dos negócios e os níveis de serviço para os clientes sejam mantidos. Isso pode garantir o alinhamento de líderes e ajudar a assegurar que todos os públicos afetados sejam contabilizados e preparados para a mudança. Ela pode ser utilizada para aumentar a conscientização, o engajamento e a compreensão das partes interessadas e promover a transformação cultural que gerará colaboração e novas formas de trabalhar. Finalmente, essa estratégia pode ser valiosa para ensinar a organização a adotar e sustentar a mudança para atingir objetivos e se posicionar para sucesso contínuo.
Quando usar?
A estratégia de aceleração de mudanças deve ser criada no início do programa, e o plano de aceleração de mudanças deve ser criado, revisado e atualizado nos principais marcos, fases, lançamentos ou épicos do programa. A aceleração de mudanças organizacionais é um processo que requer estreita colaboração entre equipes e funcionários. Essa estratégia e os planos subsequentes exigem que você desenvolva e mantenha parcerias efetivas entre a equipe de recursos humanos, a equipe de transformação da nuvem, patrocinadores executivos, liderança, fornecedores externos e AWS parceiros.
3.2 Criar estratégia e plano de comunicação
O que é isso?
Uma estratégia e um plano de comunicação fornecem uma abordagem ponderada e estruturada para entregar as mensagens certas às pessoas certas, no momento certo, durante todo o curso de sua transformação da nuvem. A comunicação dos líderes executivos é fundamental para reforçar o valor e os benefícios da transformação da nuvem, e a contribuição dos líderes de projetos de nuvem, líderes e agentes de mudança na nuvem, da equipe de comunicações internas e dos recursos humanos é fundamental para o desenvolvimento da estratégia e do plano de comunicação.
Uma estratégia de comunicação é um documento que expressa as metas e os métodos das atividades de divulgação e comunicação de uma organização. Um plano de comunicação inclui informações detalhadas sobre as atividades de comunicação que abordam as estratégias e alcançam os objetivos listados anteriormente. O plano descreve cada atividade e inclui informações como data de entrega, público-alvo, mensagem detalhada, tipo de mídia, criador, aprovador e mensageiro. A estratégia de comunicação geralmente é atualizada com pouca frequência, enquanto o plano de comunicação é atualizado com frequência (em geral, semanalmente).
Por que isso é importante?
À medida que sua transformação na nuvem evolui, suas equipes de comunicação devem garantir que as mensagens estejam solidificadas e prontas para serem implantadas durante a transição para a nuvem. Uma estratégia e um plano de comunicação eficazes respondem por todas as atividades necessárias. Essa visibilidade facilita a compreensão de como a história de transformação da nuvem se desenrola para os grupos de público e ajuda você a definir prazos para o esforço de trabalho.
As comunicações promovem a transformação da nuvem e a conscientização sobre a aceleração da mudança, que é o primeiro passo para fazer com que um grupo de pessoas adote novas formas de trabalhar. As comunicações também abrangem os aspectos culturais da mudança e fornecem a resposta à pergunta “O que eu ganho com isso?”. Além disso, as comunicações motivam o comportamento do estado futuro e do estado de transição. Definir uma cadência de comunicação reduz a incerteza e minimiza a resistência e o risco de rejeição a mudanças. Uma estratégia de comunicação concede às principais partes interessadas a capacidade de promover a conscientização, a compreensão e o comprometimento em todo o projeto de transformação da nuvem.
Quando usar?
Nas fases de planejamento, desenvolver uma estratégia e um plano de comunicação é importante, e a forma como você os implementa pode ser o fator determinante na recepção da transição e nos comportamentos adotados por sua organização. A estratégia de comunicação e os esforços de planejamento começam no início do seu projeto de transformação na nuvem, normalmente durante a avaliação da prontidão para a migração. Durante essa fase, lacunas, impactos de mudanças, e equipes e funcionários afetados pela migração são identificados. Ao criar sua estratégia de comunicação, siga o processo de comunicação em sua organização para melhor arquitetar mensagens e atividades na nuvem.
3.3 Criar estratégia e plano de engajamento
O que é isso?
A estratégia e o plano de engajamento indicam uma abordagem sistemática que descreve maneiras específicas pelas quais um indivíduo, grupo de partes interessadas ou organização abordará as mudanças provocadas pela transformação da nuvem. A intenção do plano de engajamento é manter todas as principais partes interessadas comprometidas e focadas nos resultados comerciais desejados da transformação da nuvem. Identificar as partes interessadas e envolvê-las adequadamente em todo o processo de mudança é fundamental para o sucesso do projeto. A estratégia e o plano devem incluir informações do líder do projeto de nuvem, do líder de aceleração de mudanças, do líder de treinamento, dos membros da equipe de avaliação de prontidão, do departamento de treinamento interno e de recursos humanos.
Por que isso é importante?
A estratégia e o plano de engajamento aumentam o envolvimento dentro e fora da equipe de transformação da nuvem. Isso garante que as pessoas certas recebam as informações certas, para que possam participar no momento certo e da maneira certa. Funciona como uma função forçada para gerenciar proativamente o ritmo e a quantidade de mudanças pelas quais cada grupo de partes interessadas deve passar em um marco específico do projeto para evitar sobrecarga. Ao criar uma estratégia e um plano de engajamento, você envolve ativamente as partes interessadas, o que pode ajudar a identificar, gerenciar e evitar possíveis obstáculos. O comprometimento organizacional adicional e a capacidade de mudança de transformação da nuvem resultantes maximizam ainda mais o potencial de uma transição bem-sucedida para a adoção da nuvem.
Quando usar?
Use uma estratégia e um plano de engajamento depois de concluir seu trabalho preliminar de avaliação das partes interessadas, criando uma estratégia e um plano de aceleração de mudanças e criando uma estratégia e um plano de comunicação. Esses documentos podem servir como uma forma de impulsionar o apoio contínuo e se beneficiar da influência das partes interessadas.
3.4 Criar estratégia e plano de treinamento
O que é isso?
Uma estratégia e um plano de treinamento identificam o treinamento que deve ser ministrado e o processo de desenvolvimento e a entrega do programa de treinamento. Esses documentos ajudam os usuários a fazer as conexões entre as informações que receberam da equipe de comunicações e a forma como trabalharão no futuro para desempenhar seus papéis em um estado futuro transformado na nuvem. Para oferecer treinamento que atenda aos requisitos de sua equipe de nuvem, é essencial criar um programa de treinamento que identifique as necessidades de treinamento, descreva o treinamento para atender a essas necessidades e desenvolva e ofereça o treinamento. A estratégia de treinamento descreve a abordagem e o processo que serão seguidos para criar e implementar o programa de treinamento de migração ou modernização da nuvem. Inclui uma avaliação das necessidades de aprendizagem, uma abordagem de alto nível para desenvolver e implementar o programa de treinamento e uma visão geral do processo de desenvolvimento de materiais de treinamento.
Uma estratégia de treinamento é um documento que expressa as metas e os métodos das atividades de aprendizagem e capacitação de uma organização. Um plano de treinamento inclui informações detalhadas sobre as atividades de treinamento que abordarão as estratégias e alcançarão os objetivos da migração, modernização ou transformação da nuvem. O plano descreve cada artefato e evento de treinamento e especifica a data de entrega, o público-alvo, a mensagem detalhada, o formato do treinamento, o criador, o aprovador e o instrutor de cada evento. A estratégia de treinamento geralmente é atualizada com pouca frequência, enquanto o plano de comunicação é atualizado com frequência (em geral, mensalmente).
Uma Análise das AWS
Necessidades de Aprendizagem
Além das habilidades AWS técnicas, outras competências, novas formas de trabalhar, treinamento relacionado a processos e treinamento metodológico talvez precisem fazer parte de sua estratégia e plano de treinamento holístico. Por exemplo, se sua organização estiver tentando promover uma melhor colaboração, sua estratégia e seu plano talvez precisem explicar como trabalhar juntos usando ferramentas de colaboração. Se sua organização estiver migrando de um modelo em cascata para uma abordagem ágil, você precisará fornecer treinamento para o método, as ferramentas, os processos e as cadências ágeis. Outros exemplos comuns são análise de dados e habilidades de liderança na nuvem.
Por que isso é importante?
O desenvolvimento de uma estratégia e de um plano de treinamento permite que uma organização alinhe conhecimentos, habilidades e recursos às metas organizacionais e, ao mesmo tempo, demonstre o valor dos investimentos em programas de treinamento.
Uma análise das necessidades de AWS aprendizado produz recomendações de aprendizado para o crescimento contínuo e fornece uma abordagem baseada em dados para a perspicácia da força de trabalho na nuvem com aplicação prática dos resultados.
Quando usar?
A estratégia de treinamento e os esforços de planejamento começam no início do seu projeto de transformação da nuvem. Durante essa fase, lacunas e impactos de mudanças são determinados e as equipes e os funcionários afetados pela migração ou modernização são identificados.
Uma análise das necessidades de AWS aprendizagem pode ser conduzida antes do início do programa, para definir o conjunto de habilidades da organização, ou pode ser executada posteriormente no programa, depois que a transformação da nuvem for anunciada e os líderes estiverem analisando o orçamento e o planejamento do currículo de treinamento.
3.5 Criar estratégia e plano de mitigação de riscos
O que é isso?
Uma estratégia e um plano de mitigação de riscos são projetados para eliminar, reduzir ou controlar o impacto da exposição de uma organização a possíveis riscos em tempo hábil. Esses documentos fornecem um mecanismo para avaliar periodicamente o andamento da transformação da nuvem usando uma ferramenta que avalia de forma consistente os riscos em todo o programa e que pode ser usada regularmente ou em uma cerimônia de scrum. Ao usar uma estratégia e um plano de mitigação de riscos, você pode determinar as prioridades de ação e avaliar os riscos antes que eles se tornem problemas. Os proprietários podem ser designados para gerenciamento de riscos e ações corretivas. Esses documentos definem as dimensões pelas quais a equipe de aceleração de mudanças pode categorizar os riscos; por exemplo: visão e clareza, cultura, comprometimento, comunicações, retenção e engajamento, habilidades e capacitação.
Por que isso é importante?
Estabelecer um processo de mitigação de riscos oferece uma maneira estruturada de obter visibilidade dos problemas relacionados às pessoas que podem paralisar, inviabilizar ou atrasar a transformação da nuvem. Ele permite uma revisão consistente do status do projeto à medida que a equipe avança pelas fases designadas para o ciclo de vida do programa. Esse processo ajuda a garantir que as entregas estejam dentro do prazo, do orçamento e sejam produzidas com alta qualidade. Ele também oferece uma abordagem integrada com a equipe de transformação da nuvem para identificar, avaliar e abordar riscos.
Quando usar?
Use uma estratégia de mitigação de riscos e planeje quando o programa será acionado para criar o formato e estabelecer as dimensões do risco. Revise a estratégia e o plano regularmente e atualize-os conforme necessário.
3.6 Desenvolver roteiro para patrocinadores
O que é isso?
Um roteiro para patrocinadores é um documento que incentiva os líderes a demonstrarem seu apoio à mudança de processos e comportamentos como parte da transformação da nuvem e da transição para a futura organização em estados. Ele serve para colaborar com líderes e promover os benefícios e o valor da futura organização em estados, criar um plano de suporte abrangente e responsabilizar os líderes pelas ações solicitadas em alinhamento estratégico com a transformação da nuvem.
Por que isso é importante?
O patrocínio ativo e visível é o principal fator para o sucesso da migração, modernização e adoção da nuvem. O engajamento e a presença ativos são fundamentais para estabelecer os comportamentos desejados esperados de indivíduos e organizações. Um processo estruturado garante a consistência nas mensagens e ajuda a alcançar os objetivos organizacionais pretendidos. Indivíduos seguirão se seus líderes estiverem se comunicando regularmente e demonstrando os comportamentos esperados deles.
Quando usar?
Garanta o compromisso do patrocinador desde o início da migração e modernização da nuvem. Forneça conhecimento geral e compreensão do processo de patrocínio para executivos e líderes de nuvem migration/modernization . Integre patrocinadores de forma adequada e forneça descrições de perfis, responsabilidade, mensagens-chave, roteiro de patrocínio e cronograma. Reforce a mensagem de que a equipe de aceleração de mudanças estará envolvida em todas as etapas do processo para garantir o comprometimento. As principais mensagens reforçam a visão, os benefícios e o valor comercial geral da migração para a nuvem.
3.7 Desenvolver plano de sustentabilidade
O que é isso?
Um plano de sustentabilidade fornece uma abordagem proativa para fazer a transição das atividades de aceleração da mudança organizacional (OCA) do status do projeto para o status de negócios como de costume (BAU). Ele descreve os comportamentos e estruturas organizacionais desejados no futuro, além das fases iniciais da migração ou modernização da nuvem. O plano ajuda a estabelecer a adoção contínua de tecnologias de nuvem, o uso de padrões e processos repetíveis e os esforços contínuos de treinamento em alinhamento com as tecnologias em evolução. Ao desenvolver esse plano no início da jornada para a nuvem, você pode criar um roteiro para garantir a propriedade da transformação da nuvem e minimizar o risco de abandonar o projeto logo após sua adoção. O plano de sustentabilidade continua além do esforço inicial de transformação da nuvem para impulsionar a visão original, o valor comercial e os benefícios a longo prazo.
Por que isso é importante?
O plano de sustentabilidade vai além da fase inicial de migração para a nuvem para ajudar a organização a adotar o modelo future state e resistir ao teste do tempo. Ele fornece um mecanismo para preparar a transformação da nuvem para o futuro à medida que as pessoas e as tecnologias evoluem. Um plano de sustentabilidade eficaz garante a adoção a longo prazo de tecnologias e práticas de nuvem, reduz o risco de voltar para formas antigas de trabalhar, incorpora uma cultura centrada na nuvem na organização, maximiza o retorno sobre o investimento (ROI) nos esforços de transformação da nuvem e apoia a melhoria contínua e a inovação. Nos estágios iniciais da jornada para a nuvem, a mudança para a nuvem é tratada como um projeto de alta prioridade com comportamentos e atividades dedicados. Em algum momento, no entanto, a jornada deve deixar de ser tratada como um projeto e se tornar um negócio normal. Manter os ganhos de melhoria ao longo do tempo requer uma abordagem proativa e sistemática para criar sustentabilidade e propriedade internas.
Quando usar?
Inicie o design do plano de sustentabilidade no estágio Envision the Future do ciclo de vida de transformação da nuvem e, em seguida, escale o programa à medida que você avança. É comum que as equipes de migração e modernização para a nuvem iterem e experimentem a forma como operam. Portanto, criar um plano de sustentabilidade muito cedo pode resultar em algum retrabalho, mas planejar a sustentabilidade desde o início é fundamental para o sucesso a longo prazo.
Alinhe as atividades de planejamento com a equipe de liderança da nuvem para entender e estabelecer expectativas além das fases iniciais da jornada de transformação da nuvem. É fundamental considerar mudanças organizacionais; lacunas em cargos, funções e responsabilidades; necessidades de comunicação; requisitos adicionais de treinamento; bibliotecas ou repositórios de conhecimento; e métricas de negócios correlacionadas às medidas da OCA. À medida que o projeto avança e a equipe trabalha mais rapidamente e se expande, o plano de sustentabilidade evolui com frequência. Capture as necessidades de reuniões de status, retrospectivas e registros de riscos, ações, problemas e dependências (RAID) durante toda a jornada para a nuvem para garantir que o plano de sustentabilidade permaneça atualizado e preciso.
Ao desenvolver o plano de sustentabilidade, revise sua estratégia e seus objetivos de nuvem para determinar se você está no caminho certo para alcançar os resultados comerciais desejados. Desenvolva a visão e as metas de aceleração da mudança organizacional e a propriedade do future state. Avalie a capacidade de sua organização de possuir e sustentar cada componente principal de sua estratégia de OCA, incluindo monitoramento do valor comercial, comprometimento da liderança, mudança cultural, comunicações, planos de treinamento e estratégias de talentos. Para cada componente, considere recursos, competências, processos, estrutura, comportamentos e tarefas, além de consequências e sistemas de incentivo.
Planeje com antecedência como as atividades contínuas da OCA passarão da equipe do projeto para as operações sustentadas. Identifique quais estruturas e responsabilidades formais precisam ser estabelecidas e planeje prazos para reavaliar a propriedade em intervalos após a conclusão do projeto. Considere mecanismos para formalizar a medição de mudanças por meio de relatórios trimestrais, integrar métricas de adoção da nuvem aos planos de desempenho dos funcionários, dedicar tempo dos funcionários para monitorar a adoção da nuvem e alinhar as atividades relacionadas à nuvem com processos formais, como planos anuais de desempenho e treinamento de conformidade.
Aborde como as comunicações, o treinamento e as métricas continuarão além da transformação inicial. Planeje a transição do gerenciamento de comunicações para a organização do cliente ou função de sustentação, incluindo a identificação de campeões de comunicação e o desenvolvimento de um roteiro de comunicação. Planeje para resolver as lacunas de treinamento descobertas após a migração, forneça planos de treinamento de acompanhamento e crie arquivos de materiais de treinamento. Garanta que a coleta e o monitoramento contínuos das principais métricas em vários níveis organizacionais estejam em vigor, com planos de coleta de dados, automação, matrizes responsáveis, responsáveis, consultadas, informadas (RACI) e planos de resposta.
Considere como implementar programas de transferência de conhecimento, como processos de acompanhamento, criação de um manual de transformação na nuvem e desenvolvimento de programas de orientação. Planeje a realização de avaliações culturais para medir o quão bem as novas formas de trabalho estão enraizadas nas operações. Se você tem um Cloud Center of Excellence (CCoE), planeje avaliar a maturidade da capacidade e como o CCoE deve evoluir de uma entidade focada em projetos para um impulsionador estratégico da inovação contínua na nuvem. Determine quem precisará aprovar a conclusão das atividades de aceleração de mudanças e a transição para operações em estado estacionário.
Quando você inclui essas atividades de planejamento como parte do seu plano inicial de sustentabilidade, sua organização estará bem posicionada para sustentar a mudança e a adoção da nuvem a longo prazo. Ser paciente, persistente, orientado por dados e metódico ajudará sua organização a aderir ao plano de sustentabilidade e garantir que os investimentos em nuvem continuem gerando benefícios no futuro.
