Terjemahan disediakan oleh mesin penerjemah. Jika konten terjemahan yang diberikan bertentangan dengan versi bahasa Inggris aslinya, utamakan versi bahasa Inggris.
Poin 3. Membayangkan Masa Depan
Envision the Future dirancang untuk menciptakan strategi percepatan perubahan dan rencana untuk berkomunikasi, melatih, dan melibatkan karyawan organisasi dalam perjalanan adopsi cloud mereka. Ini berisi tujuh subpoin:
3.1 Buat strategi dan rencana akselerasi perubahan
Apa itu?
Strategi dan rencana percepatan perubahan memberikan pendekatan yang bijaksana dan terstruktur untuk memberikan taktik perubahan yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat selama transformasi cloud. Ini berfungsi sebagai kerangka kerja yang menguraikan pendekatan komprehensif untuk memastikan bahwa perubahan yang diperkenalkan ke organisasi sebagai hasil dari perjalanan transformasi cloud diterima oleh para pemimpin, karyawan, dan pemangku kepentingan lainnya dengan gangguan minimal dan hasil maksimal. Rencana tersebut menyediakan mekanisme sistematis untuk menyesuaikan penerapan alat, teknologi, proses, atau keterampilan selama proyek atau inisiatif. Ini menggambarkan cara-cara spesifik di mana organisasi akan mengatasi perubahan tersebut dalam cara mengoperasikan bisnis, teknologi, rantai pasokan, struktur organisasi, atau ruang lingkup proyek. Strategi ini memberikan arahan dan hasil dalam pengambilan keputusan berdasarkan informasi selama proses transformasi cloud.
Mengapa itu berharga?
Sistem dan strategi baru bisa sangat mengganggu organisasi. Strategi yang dirumuskan dengan baik menggambarkan bagaimana proyek atau perubahan akan mempengaruhi organisasi. Untuk melembagakan strategi manajemen perubahan organisasi secara efektif, pemangku kepentingan harus membuat rencana bagaimana mengenali kapan perubahan diperlukan, bagaimana menyetujui perubahan, dan bagaimana memantau perubahan untuk memastikan bahwa mereka telah menghasilkan efek yang diinginkan.
Memiliki strategi percepatan perubahan dapat membantu memastikan bahwa transisi Anda ke keadaan future yang diinginkan berjalan lancar. Ini dapat membantu meminimalkan risiko, masalah kinerja, gangguan bisnis, dan biaya tambahan. Ini dapat membantu memastikan bahwa kelangsungan bisnis dan tingkat layanan kepada pelanggan dipertahankan. Ini dapat mengamankan keselarasan kepemimpinan, dan membantu memastikan bahwa semua audiens yang terpengaruh diperhitungkan dan dipersiapkan untuk perubahan. Ini dapat digunakan untuk meningkatkan kesadaran, keterlibatan, dan pemahaman pemangku kepentingan, dan mendorong transformasi budaya untuk mempromosikan kolaborasi dan cara kerja baru. Akhirnya, strategi ini dapat berharga dalam mengajarkan organisasi bagaimana mengadopsi dan mempertahankan perubahan untuk memenuhi tujuan dan memposisikan dirinya untuk kesuksesan yang berkelanjutan.
Kapan Anda menggunakannya?
Strategi percepatan perubahan harus dibuat pada awal program, dan rencana percepatan perubahan harus dibuat, ditinjau, dan diperbarui pada tonggak utama, fase, rilis, atau epos dalam program. Percepatan perubahan organisasi adalah proses yang membutuhkan kolaborasi erat antara tim dan karyawan. Strategi ini dan rencana selanjutnya mengharuskan Anda untuk mengembangkan dan memelihara kemitraan yang efektif antara tim sumber daya manusia, tim transformasi cloud, sponsor eksekutif, kepemimpinan, vendor eksternal, dan Mitra. AWS
3.2 Buat strategi dan rencana komunikasi
Apa itu?
Strategi dan rencana komunikasi memberikan pendekatan yang bijaksana dan terstruktur untuk menyampaikan pesan yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat selama transformasi cloud Anda. Komunikasi dari pemimpin eksekutif adalah kunci untuk memperkuat nilai dan manfaat transformasi cloud, dan masukan dari pemimpin proyek cloud, pemimpin dan agen perubahan cloud, tim komunikasi internal, dan sumber daya manusia sangat penting untuk pengembangan strategi dan rencana komunikasi.
Strategi komunikasi adalah dokumen yang mengungkapkan tujuan dan metode kegiatan penjangkauan dan komunikasi organisasi. Rencana komunikasi mencakup informasi rinci tentang kegiatan komunikasi yang membahas strategi dan mencapai tujuan yang tercantum sebelumnya. Rencana tersebut menjelaskan setiap aktivitas dan mencakup informasi seperti tanggal pengiriman, audiens yang dituju, pesan terperinci, jenis media, pembuat, pemberi persetujuan, dan messenger. Strategi komunikasi biasanya jarang diperbarui, sedangkan rencana komunikasi diperbarui secara sering (biasanya mingguan).
Mengapa itu berharga?
Saat transformasi cloud Anda berkembang, tim komunikasi Anda harus memastikan bahwa pesan dipadatkan dan siap digunakan selama transisi Anda ke cloud. Strategi komunikasi yang efektif dan akun rencana untuk semua kegiatan yang diperlukan. Visibilitas ini memudahkan untuk memahami bagaimana cerita transformasi cloud terungkap untuk grup audiens dan membantu Anda menetapkan tenggat waktu untuk upaya kerja.
Komunikasi mempromosikan transformasi cloud dan mengubah kesadaran percepatan, yang merupakan langkah pertama dalam membuat sekelompok orang merangkul cara kerja baru. Komunikasi juga mencakup aspek budaya dari perubahan dan memberikan jawaban atas pertanyaan “Apa untungnya bagi saya?”. Selanjutnya, komunikasi memotivasi keadaan masa depan dan perilaku keadaan transisi. Menetapkan irama komunikasi mengurangi ketidakpastian dan meminimalkan resistensi terhadap, dan risiko penolakan, perubahan. Strategi komunikasi memberi para pemangku kepentingan utama kemampuan untuk mendorong kesadaran, pemahaman, dan komitmen di seluruh proyek transformasi cloud.
Kapan Anda menggunakannya?
Dalam fase perencanaan, mengembangkan strategi dan rencana komunikasi adalah penting, dan seberapa baik Anda menerapkannya bisa menjadi faktor penentu seberapa baik transisi diterima dan perilaku yang diadopsi oleh organisasi Anda. Strategi komunikasi dan upaya perencanaan dimulai dari awal proyek transformasi cloud Anda―biasanya selama penilaian kesiapan migrasi. Selama fase ini, kesenjangan, dampak perubahan, dan tim serta karyawan yang terpengaruh oleh migrasi diidentifikasi. Ketika Anda membangun strategi komunikasi Anda, ikuti proses komunikasi dalam organisasi Anda untuk merancang pesan dan aktivitas cloud terbaik.
3.3 Buat strategi dan rencana keterlibatan
Apa itu?
Strategi dan rencana keterlibatan menguraikan pendekatan sistematis yang menggambarkan cara-cara spesifik di mana individu, kelompok pemangku kepentingan, atau organisasi akan mengatasi perubahan yang ditimbulkan oleh transformasi cloud. Tujuan dari rencana keterlibatan adalah untuk menjaga semua pemangku kepentingan utama berkomitmen dan fokus pada hasil bisnis yang diinginkan dari transformasi cloud. Mengidentifikasi pemangku kepentingan dan melibatkan mereka dengan tepat selama proses perubahan sangat penting untuk keberhasilan proyek. Strategi dan rencana harus mencakup masukan dari pemimpin proyek cloud, Pemimpin percepatan perubahan, pemimpin pelatihan, anggota tim penilaian kesiapan, departemen pelatihan internal, dan sumber daya manusia.
Mengapa itu berharga?
Strategi dan rencana keterlibatan meningkatkan keterlibatan di dalam dan di luar tim transformasi cloud. Ini memastikan bahwa orang yang tepat menerima informasi yang tepat, sehingga mereka dapat berpartisipasi pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar. Ini berfungsi sebagai fungsi pemaksaan untuk secara proaktif mengelola kecepatan dan jumlah perubahan yang harus dialami setiap kelompok pemangku kepentingan pada tonggak proyek tertentu untuk menghindari kelebihan beban. Dengan membuat strategi dan rencana keterlibatan, Anda secara aktif melibatkan pemangku kepentingan, yang dapat membantu mengidentifikasi, mengelola, dan menghindari hambatan potensial. Komitmen dan kemampuan organisasi tambahan yang dihasilkan untuk perubahan transformasi cloud semakin memaksimalkan potensi transisi yang sukses menuju adopsi cloud.
Kapan Anda menggunakannya?
Gunakan strategi dan rencana keterlibatan setelah Anda menyelesaikan pekerjaan awal Anda untuk menilai pemangku kepentingan, menciptakan strategi dan rencana percepatan perubahan, dan menciptakan strategi dan rencana komunikasi. Dokumen-dokumen ini dapat berfungsi sebagai cara untuk mendorong dukungan berkelanjutan dan untuk mendapatkan keuntungan dari pengaruh pemangku kepentingan.
3.4 Buat strategi dan rencana pelatihan
Apa itu?
Strategi dan rencana pelatihan mengidentifikasi pelatihan yang harus disampaikan, dan proses untuk mengembangkan dan menyampaikan program pelatihan. Dokumen-dokumen ini membantu pengguna membuat hubungan antara informasi yang mereka terima dari tim komunikasi dan cara mereka akan bekerja di masa depan untuk menjalankan peran mereka dalam keadaan future yang ditransformasikan cloud. Untuk memberikan pelatihan yang memenuhi persyaratan tim cloud Anda, penting untuk membuat program pelatihan yang mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, menguraikan pelatihan untuk mendukung kebutuhan tersebut, dan mengembangkan serta memberikan pelatihan. Strategi pelatihan menguraikan pendekatan dan proses yang akan diikuti untuk membuat dan mengimplementasikan program pelatihan migrasi cloud atau modernisasi. Ini mencakup penilaian kebutuhan pembelajaran, pendekatan tingkat tinggi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program pelatihan, dan ikhtisar proses pengembangan untuk materi pelatihan.
Strategi pelatihan adalah dokumen yang mengungkapkan tujuan dan metode kegiatan pembelajaran dan pemberdayaan organisasi. Rencana pelatihan mencakup informasi rinci tentang kegiatan pelatihan yang akan membahas strategi dan mencapai tujuan migrasi cloud, modernisasi, atau transformasi. Rencana tersebut menjelaskan setiap artefak dan acara pelatihan, dan menentukan tanggal pengiriman, audiens yang dituju, pesan terperinci, format pelatihan, pembuat, pemberi persetujuan, dan instruktur untuk setiap acara. Strategi pelatihan biasanya jarang diperbarui, sedangkan rencana pelatihan diperbarui secara sering (biasanya bulanan).
Analisis Kebutuhan AWS
Pembelajaran
Di luar keterampilan AWS teknis, kompetensi lain, cara kerja baru, pelatihan terkait proses, dan pelatihan metodologi mungkin harus menjadi bagian dari strategi dan rencana pelatihan holistik Anda. Misalnya, jika organisasi Anda mencoba mendorong kolaborasi yang lebih baik, strategi dan rencana Anda mungkin harus menjelaskan cara bekerja sama dengan menggunakan alat kolaborasi. Jika organisasi Anda bergerak dari model air terjun ke pendekatan tangkas, Anda perlu memberikan pelatihan untuk metode, alat, proses, dan irama yang gesit. Contoh umum lainnya adalah analitik data dan keterampilan kepemimpinan cloud.
Mengapa itu berharga?
Mengembangkan strategi dan rencana pelatihan memungkinkan organisasi untuk menyelaraskan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan dengan tujuan organisasi sambil juga menunjukkan nilai investasi untuk program pelatihan.
Analisis Kebutuhan AWS Pembelajaran menghasilkan rekomendasi pembelajaran untuk pertumbuhan berkelanjutan dan memberikan pendekatan berbasis data untuk ketajaman cloud tenaga kerja dengan penerapan hasil yang praktis.
Kapan Anda menggunakannya?
Strategi pelatihan dan upaya perencanaan dimulai dari awal proyek transformasi cloud Anda. Selama fase ini, kesenjangan dan dampak perubahan ditentukan, dan tim serta karyawan yang terpengaruh oleh migrasi atau modernisasi diidentifikasi.
Analisis Kebutuhan AWS Pembelajaran dapat dilakukan sebelum program dimulai, untuk menyusun dasar keahlian organisasi, atau dapat dijalankan nanti dalam program, setelah transformasi cloud diumumkan dan para pemimpin mencari anggaran dan merencanakan kurikulum pelatihan.
3.5 Buat strategi dan rencana mitigasi risiko
Apa itu?
Strategi dan rencana mitigasi risiko dirancang untuk menghilangkan, mengurangi, atau mengendalikan dampak paparan organisasi terhadap potensi risiko secara tepat waktu. Dokumen-dokumen ini menyediakan mekanisme untuk mengevaluasi secara berkala bagaimana transformasi cloud berjalan dengan menggunakan alat evaluasi yang secara konsisten mengevaluasi risiko di seluruh program dan yang dapat digunakan pada irama reguler atau pada upacara scrum. Dengan menggunakan strategi dan rencana mitigasi risiko, Anda dapat menentukan prioritas tindakan dan menilai risiko sebelum menjadi masalah. Pemilik dapat ditugaskan untuk manajemen risiko dan tindakan korektif. Dokumen-dokumen ini menetapkan dimensi dimana tim percepatan perubahan dapat mengkategorikan risiko; misalnya: visi dan kejelasan, budaya, komitmen, komunikasi, retensi dan keterlibatan, keterampilan dan kemampuan.
Mengapa itu berharga?
Menetapkan proses mitigasi risiko menawarkan cara terstruktur untuk mendapatkan visibilitas ke dalam masalah terkait orang yang dapat menghentikan, menggagalkan, atau menunda transformasi cloud. Hal ini memungkinkan untuk tinjauan yang konsisten dari status proyek saat tim bergerak melalui fase yang ditentukan untuk siklus hidup program. Proses ini membantu memastikan bahwa kiriman tepat waktu, sesuai anggaran, dan diproduksi dengan kualitas tinggi. Ini juga menawarkan pendekatan terintegrasi dengan tim transformasi cloud untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengatasi risiko.
Kapan Anda menggunakannya?
Gunakan strategi mitigasi risiko dan rencanakan ketika program dimulai untuk merancang format dan menetapkan dimensi risiko. Tinjau strategi dan rencanakan irama reguler, dan perbarui sesuai kebutuhan.
3.6 Mengembangkan peta jalan sponsor
Apa itu?
Peta jalan sponsor adalah dokumen yang mendorong para pemimpin untuk menunjukkan dukungan mereka untuk mengubah proses dan perilaku sebagai bagian dari transformasi cloud dan transisi ke organisasi negara masa depan. Ini berfungsi untuk berkolaborasi dengan para pemimpin dan mempromosikan manfaat dan nilai organisasi negara masa depan, membangun rencana dukungan yang komprehensif, dan meminta pertanggungjawaban para pemimpin atas tindakan yang diminta dari mereka dalam penyelarasan strategis dengan transformasi cloud.
Mengapa itu berharga?
Sponsor aktif dan terlihat adalah pendorong utama untuk migrasi, modernisasi, dan adopsi cloud yang sukses. Keterlibatan dan kehadiran aktif berperan penting dalam membangun perilaku yang diinginkan yang diharapkan dari individu dan organisasi. Proses terstruktur mengamankan konsistensi dalam pengiriman pesan dan membantu mencapai tujuan organisasi yang dimaksudkan. Individu akan mengikuti jika pemimpin mereka berkomunikasi secara teratur dan menunjukkan perilaku yang diharapkan dari mereka.
Kapan Anda menggunakannya?
Amankan komitmen sponsor sejak awal migrasi dan modernisasi cloud. Memberikan kesadaran dan pemahaman umum tentang proses sponsor kepada para eksekutif dan pemimpin cloud. migration/modernization Onboard mensponsori dengan tepat dan memberikan deskripsi peran, akuntabilitas, pesan utama, peta jalan sponsor, dan garis waktu. Perkuat pesan bahwa tim percepatan perubahan akan terlibat dalam setiap langkah proses untuk memastikan komitmen. Pesan kunci memperkuat visi migrasi cloud, manfaat, dan nilai bisnis secara keseluruhan.
3.7 Mengembangkan rencana keberlanjutan
Apa itu?
Rencana keberlanjutan memberikan pendekatan proaktif untuk transisi kegiatan percepatan perubahan organisasi (OCA) dari status proyek ke bisnis seperti biasa (BAU). Ini menggambarkan perilaku negara masa depan yang diinginkan dan struktur organisasi di luar fase awal migrasi cloud atau modernisasi. Rencana tersebut membantu menetapkan adopsi teknologi cloud yang berkelanjutan, penggunaan pola dan proses yang berulang, dan upaya pelatihan berkelanjutan yang selaras dengan teknologi yang berkembang. Dengan mengembangkan rencana ini di awal perjalanan cloud, Anda dapat membuat peta jalan untuk memastikan kepemilikan transformasi cloud dan meminimalkan risiko meninggalkan proyek segera setelah adopsi. Rencana keberlanjutan berlanjut melampaui upaya transformasi cloud awal untuk mendorong visi asli, nilai bisnis, dan manfaat dalam jangka panjang.
Mengapa itu berharga?
Rencana keberlanjutan melihat melampaui fase migrasi cloud awal untuk membantu organisasi mengadopsi model negara masa depan dan bertahan dalam ujian waktu. Ini menyediakan mekanisme untuk memeriksa masa depan transformasi cloud saat orang dan teknologi berkembang. Rencana keberlanjutan yang efektif memastikan adopsi teknologi dan praktik cloud jangka panjang, mengurangi risiko kembali ke cara kerja lama, menanamkan budaya cloud-centric ke dalam organisasi, memaksimalkan laba atas investasi (ROI) dalam upaya transformasi cloud, dan mendukung peningkatan dan inovasi berkelanjutan. Pada tahap awal perjalanan cloud, perpindahan ke cloud diperlakukan sebagai proyek prioritas tinggi dengan perilaku dan aktivitas khusus. Namun, pada titik tertentu, perjalanan harus berhenti diperlakukan sebagai proyek dan menjadi bisnis seperti biasa. Mempertahankan peningkatan keuntungan dari waktu ke waktu membutuhkan pendekatan proaktif dan sistematis untuk menciptakan keberlanjutan dan kepemilikan internal.
Kapan Anda menggunakannya?
Mulailah desain rencana keberlanjutan dalam tahap Envision the Future dari siklus hidup transformasi cloud, lalu skalakan program saat Anda maju. Ini adalah tipikal bagi tim migrasi dan modernisasi cloud untuk mengulangi dan bereksperimen dengan cara mereka beroperasi, sehingga membuat rencana keberlanjutan terlalu dini dapat menghasilkan beberapa pengerjaan ulang, tetapi perencanaan untuk keberlanjutan dari awal sangat penting untuk keberhasilan jangka panjang.
Selaraskan kegiatan perencanaan dengan tim kepemimpinan cloud untuk memahami dan menetapkan harapan di luar fase awal perjalanan transformasi cloud. Sangat penting untuk mempertimbangkan perubahan organisasi; kesenjangan dalam posisi, peran, dan tanggung jawab; kebutuhan komunikasi; persyaratan pelatihan tambahan; perpustakaan pengetahuan atau repositori; dan metrik bisnis yang berkorelasi dengan langkah-langkah OCA. Seiring kemajuan proyek dan tim bekerja lebih cepat dan berskala, rencana keberlanjutan sering berkembang. Tangkap kebutuhan dari pertemuan status, retrospektif, dan log risiko, tindakan, masalah, ketergantungan (RAID) sepanjang perjalanan cloud untuk memastikan bahwa rencana keberlanjutan tetap terkini dan akurat.
Saat mengembangkan rencana keberlanjutan, tinjau strategi dan tujuan cloud Anda untuk menentukan apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai hasil bisnis yang diinginkan. Mengembangkan visi dan tujuan untuk percepatan perubahan organisasi kepemilikan negara masa depan. Evaluasi kemampuan organisasi Anda untuk memiliki dan mempertahankan setiap komponen utama strategi OCA Anda, termasuk pelacakan nilai bisnis, komitmen kepemimpinan, perubahan budaya, komunikasi, rencana pelatihan, dan strategi bakat. Untuk setiap komponen, pertimbangkan sumber daya, kompetensi, proses, struktur, perilaku dan tugas, serta konsekuensi dan sistem insentif.
Rencanakan lebih awal bagaimana kegiatan OCA yang sedang berlangsung akan bertransisi dari tim proyek ke operasi berkelanjutan. Identifikasi struktur dan tanggung jawab formal apa yang perlu ditetapkan dan rencanakan kerangka waktu untuk mengevaluasi kembali kepemilikan pada interval setelah penyelesaian proyek. Pertimbangkan mekanisme untuk memformalkan pengukuran perubahan melalui pelaporan triwulanan, mengintegrasikan metrik adopsi cloud ke dalam rencana kinerja karyawan, mendedikasikan waktu karyawan untuk memantau adopsi cloud, dan menyelaraskan aktivitas terkait cloud dengan proses formal seperti rencana kinerja tahunan dan pelatihan kepatuhan.
Membahas bagaimana komunikasi, pelatihan, dan metrik akan berlanjut di luar transformasi awal. Merencanakan transisi manajemen komunikasi ke organisasi pelanggan atau mempertahankan fungsi, termasuk mengidentifikasi juara komunikasi dan mengembangkan peta jalan komunikasi. Rencanakan untuk mengatasi kesenjangan pelatihan yang ditemukan setelah migrasi, berikan rencana pelatihan lanjutan, dan buat arsip materi pelatihan. Pastikan bahwa pengumpulan dan pemantauan metrik utama yang berkelanjutan di berbagai tingkat organisasi akan dilakukan, dengan rencana pengumpulan data, otomatisasi, matriks yang bertanggung jawab, akuntabel, konsultasi, informasi (RACI), dan rencana respons.
Pertimbangkan cara menerapkan program transfer pengetahuan seperti proses bayangan, membuat buku pedoman transformasi cloud, dan mengembangkan program bimbingan. Rencanakan untuk melakukan penilaian budaya untuk mengukur seberapa baik cara kerja baru tertanam dalam operasi. Jika Anda memiliki Cloud Center of Excellence (CCoE), rencanakan untuk mengevaluasi kematangan kemampuan dan bagaimana CCoE harus berkembang dari entitas yang berfokus pada proyek menjadi pendorong strategis inovasi cloud yang sedang berlangsung. Tentukan siapa yang perlu menyetujui penyelesaian kegiatan percepatan perubahan dan transisi ke operasi kondisi tunak.
Ketika Anda memasukkan kegiatan perencanaan ini sebagai bagian dari rencana keberlanjutan awal Anda, organisasi Anda akan berada pada posisi yang baik untuk mempertahankan perubahan dan adopsi cloud dalam jangka panjang. Bersabar, gigih, berbasis data, dan metodis akan membantu organisasi Anda mematuhi rencana keberlanjutan dan memastikan bahwa investasi cloud terus menghasilkan manfaat di masa depan.
