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# 任务：定义通信门和日程安排
<a name="task-create-communication-gates"></a>

在大型迁移项目的第二阶段，投资组合工作流正在积极规划浪潮，而迁移工作流正在迁移这些浪潮。项目治理工作流负责监督这些活动，并帮助引导浪潮通过沟通大门。当你正式向利益相关者传达正在进行的浪潮活动和状态时，沟通*门*就是一个接触点。在每个登机口，指定的登机口所有者都会将波浪状态通知指定的受众，并提醒应用程序所有者即将举行的活动或会议。门通常与迁移里程碑相对应，定义沟通门可以最大限度地提高所有项目利益相关者的透明度。你可以单独移动海浪穿过大门，也可以将海浪组合在一起。

在此任务中，您将执行以下操作：
+ [步骤 1：定义通信门](#step-communication-gates)
+ [步骤 2：创建 T 减计划模板](#step-create-tminus-schedule)
+ [第 3 步：为每个登机口创建标准电子邮件模板](#step-email-templates)

## 步骤 1：定义通信门
<a name="step-communication-gates"></a>

在迁移过程中，您可以为每个波浪或一组波重复通信门，直到迁移完所有工作负载并且项目完成。我们至少建议使用以下通信门。您可能会决定根据自己的项目为项目添加更多大门。<a name="communication-gate-table"></a>


****  

| Gate | 大致时间表 | 用途 | 登机口所有者 | 受众 | 
| --- | --- | --- | --- | --- | 
| 第 1 门：创建 T 减日程表 | 在波浪计划完成之前 | 每个登机口的日程安排 | 项目经理或沟通团队 | 应用程序所有者、沟通负责人、迁移主管 | 
| 2 号门：T-28 提交会议 | 转换前 4 周 | 与应用程序所有者一起开启浪潮  | 项目经理或沟通团队 | 应用程序所有者、沟通负责人、迁移主管 | 
| 3 号门：T-21 通信 | 转换前 3 周 | 提醒切换计划在 21 天后进行 | 项目经理或沟通团队 | 应用程序所有者、沟通负责人 | 
| 4 号门：T-14 检查站会议 | 转换前 2 周 | 查看日程安排并评估就绪任务的进度  | 项目经理兼迁移主管 | 应用程序所有者、沟通负责人、迁移主管 | 
| 5 号门：T-7 通信 | 切换前 1 周 | 提醒切换计划在 7 天后进行 | 沟通组 | 应用程序所有者、运营团队 | 
| 6 号登机口：T-1 要么开会，要么不开会 | 转换前 24—48 小时 | 确认迁移切换准备就绪 | 项目经理或沟通团队 | 云运营团队、应用程序所有者、基础架构团队  | 
| 7 号门：T-0 切换会议 | 切换当天 | 切换并测试应用程序 | 项目经理兼迁移主管 | 云运营团队 | 
| 第 8 号门：Hypercare 期开始 | 转换后的 1 个工作日 | 通知切换已完成且超级护理期已开始 | 项目经理或沟通团队 | 应用程序所有者 | 
| 第 9 号门：Hypercare 期结束 | 转换后 4 个工作日 | 超级护理期已结束的通知 | 项目经理、沟通团队或云运营团队 | Wave 中的应用程序所有者、沟通负责人、云运营团队 | 

下图显示了产品组合和迁移工作流中这些通信门的顺序。1号门出现在波浪计划期间，2—6号门出现在迁移期间，7号门是切换会议，8—9号门出现在超级护理期间。2—6 号门的命名格式为。`T-#`是`T`指剩余时间，`#`是指距离预定转换日期的剩余天数。

![\[迁移和投资组合工作流中的沟通门顺序\]](http://docs.aws.amazon.com/zh_cn/prescriptive-guidance/latest/large-migration-governance-playbook/images/gates.png)


按如下方式为大型迁移项目定义沟通门：

1. 确定您的项目是否需要额外的通信门。例如，如果您的项目没有负责与应用程序所有者一起为迁移做好准备的单线程负责人，那么您可能需要添加额外的沟通门来提醒应用程序所有者即将进行的活动和截止日期。

1. 在共享存储库或项目跟踪应用程序（例如 Jira 或 Confluence）中，记录大型迁移项目的通信大门。确保记录每个门的以下属性（例如，参见[通信门表](#communication-gate-table)）：
   + 登机口号和名称
   + 与工作流里程碑或切换相关的关口出现时间的大致时间表
   + 大门的用途
   + 负责大门的个人或团队，即大*门所有者*
   + 接收通讯或参加门口会议的个人或团队，即*听众*
   + （可选）登机口所有者应使用的通信模板或演示模板

## 步骤 2：创建 T 减计划模板
<a name="step-create-tminus-schedule"></a>

*T-minus 计划*是一种直观的方式，用于表示每波需要完成的所有高级迁移活动。它涵盖了从浪潮计划结束到超级护理期结束之间的时间段。由于高级迁移活动因迁移策略而异，因此每种迁移策略都需要一个 T-minus 计划模板。你可以在启动会议以及 T-28 和 T-14 提交会议上分享 T 减日程安排。

通常，您可以通过从转换日期开始回溯来构建 T 减时间表。您可以将活动组织成迁移里程碑，并在项目管理工具中单独跟踪详细任务。T-minus 计划还会突出显示您在中[步骤 1：定义通信门](#step-communication-gates)定义的通信门。

我们建议从 *T-minus 计划模板*（Microsoft PowerPoint 格式）开始，该模板可在[项目治理手册](samples/project-governance-playbook-templates.zip)模板中找到。执行以下操作：

1. 打开 *T-minus 计划模板*。此模板包含重新主机迁移策略的默认 T 减时间表。

1. 根据您的用例修改默认的重新托管迁移活动。有关每种迁移策略的活动清单，请参阅您在[基金会大型迁移手册](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/large-migration-foundation-playbook/)中创建的负责任、负责、咨询、知情 (RACI) 矩阵。 AWS 

1. 根据您在中做出的决定修改默认的通信门[步骤 1：定义通信门](#step-communication-gates)。

1. 以重新托管 T-minus 计划为起点，为每种迁移策略（例如重定平台或重构）创建一个 T-minus 计划。

1. 与通信团队、迁移团队和云运营团队共享 T 减日程安排。确保所有团队保持一致，无需进行任何调整。

1. 将完成的 T-minus 时间表模板添加到您的启动演示文稿和 Wave Workshop 演示文稿中。

## 第 3 步：为每个登机口创建标准电子邮件模板
<a name="step-email-templates"></a>

为要在每个通信门口发送给应用程序所有者的电子邮件通信创建模板。这些电子邮件应包含有关浪潮中应用程序的基本信息，将浪潮状态告知应用程序所有者，并提醒利益相关者任何即将到来的截止日期和会议。

我们建议从以下模板开始，这些模板包含在[项目治理手册模板](samples/project-governance-playbook-templates.zip)中：
+ *T-28 的通信模板*（微软 Word 格式）
+ *T-21 的通信模板*（微软 Word 格式）
+ *T-14 的通信模板*（微软 Word 格式）
+ *T-7 的通信模板*（微软 Word 格式）
+ *T-1 的通信模板*（微软 Word 格式）
+ *T-0 的通信模板*（微软 Word 格式）
+ *切换的通信模板已完成*（微软 Word 格式）
+ *Hypercare 的沟通模板已完成*（微软 Word 格式） 

## 任务退出标准
<a name="task-create-gates-exit-criteria"></a>

完成以下操作后，此任务即告完成：
+ 您已经为大型迁移项目定义了沟通门。
+ 您已经创建了 T 减计划模板。
+ 您已与项目利益相关者共享了 T-minus 计划模板。
+ 您已将 T-minus 时间表模板集成到启动演示文稿和浪潮研讨会演示文稿中。
+ 您已经为登机口电子邮件通信创建了标准模板。