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Melhores práticas para gerenciar ACLs em bases de conhecimento
Ao usar bases de conhecimento com listas de controle de acesso (ACLs), você é responsável por manter as identidades e permissões dos usuários precisas. Isso garante que as pessoas certas possam acessar os documentos certos. Por padrão, o Quick sincroniza automaticamente as alterações de ACL em nível de documento e de identidade a cada 24 horas. Qualquer atualização de usuários ou permissões levará até um dia para aparecer no sistema, a menos que você tenha configurado um cronograma de atualização diferente para suas bases de conhecimento.
Para verificar os controles de acesso em nível de documento e solucionar problemas de permissão, consulte. Verifique o acesso ao documento (verificação da ACL)
nota
O Quick trata todos os endereços de e-mail como não diferenciando maiúsculas de minúsculas. JohnDoe@example.com,johndoe@example.com, e JOHNDOE@example.com são todos considerados o mesmo usuário.
Cenários importantes de gerenciamento de usuários
Compreendendo a vinculação de e-mail
Os endereços de e-mail são vinculados dinamicamente aos usuários do Quick quando os usuários iniciam interações de bate-papo. Essa vinculação segue a abordagem “primeiro a chegar, primeiro a ser servido”. O primeiro usuário a conversar com um determinado endereço de e-mail estabelece a vinculação dessa identidade dentro do namespace.
Quando um funcionário deixa sua organização
Quando um funcionário sair, limpe seu acesso imediatamente:
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Atualize os arquivos de configuração da ACL para remover referências ao endereço de e-mail. Por exemplo, no Amazon S3, atualize o arquivo ACL global ou os arquivos de metadados.
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Atualize as bases de conhecimento para aplicar as mudanças.
Isso evita possíveis problemas de segurança se o e-mail for posteriormente reatribuído a outra pessoa.
Compartilhe bases de conhecimento gerenciadas pelo administrador com coproprietários
Admin-managed as bases de conhecimento (credenciais de serviço) são frequentemente usadas em equipes e organizações. Se o criador original deixar a empresa e não houver coproprietários, a base de conhecimento se tornará incontrolável — ninguém poderá editar configurações, acionar sincronizações ou atualizar permissões. Para evitar isso, compartilhe bases de conhecimento gerenciadas pelo administrador com pelo menos um proprietário adicional. Para obter mais informações, consulte Compartilhamento de bases de conhecimento e fontes de dados.
Quando um endereço de e-mail é reatribuído a um novo funcionário
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ACL-aware o acesso à base de conhecimento é bloqueado automaticamente para o endereço de e-mail reatribuído para proteger a segurança dos dados.
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Entre em contato com o suporte rápido para limpar o acesso do usuário anterior antes que o novo funcionário possa acessar os documentos associados a esse e-mail.
Limitações
Ao configurar ACLs em nível de documento para suas bases de conhecimento, esteja ciente dessas limitações:
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Document-level A configuração da ACL é permanente — você não pode habilitar ACLs em bases de conhecimento criadas sem o suporte da ACL. Você também não pode desativar as ACLs depois de ativadas. Para alterar a configuração da ACL, crie uma nova base de conhecimento com a configuração desejada desde o início.
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Endereços de e-mail compartilhados em um namespace — Se vários usuários do Quick compartilharem o mesmo endereço de e-mail em um namespace, o sistema negará o acesso a todos que usam esse e-mail compartilhado. Essa proteção evita a concessão acidental de acesso ao documento à pessoa errada.
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Escopo da resolução da ACL — todas as ACLs são resolvidas no namespace Quick do criador da base de conhecimento. Isso se aplica se as ACLs forem especificadas por endereço de e-mail ou nome do grupo. O Quick pesquisa identidades no contexto organizacional do criador para garantir uma resolução consistente de identidade.
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Tempo de reciclagem de endereços de e-mail — Se sua organização reatribuir um endereço de e-mail de um funcionário para outro, há uma consideração importante sobre o tempo. Se o funcionário anterior nunca usou o Quick para interações de bate-papo ou IA e o e-mail for reatribuído antes da próxima atualização da ACL, o novo funcionário poderá acessar temporariamente os documentos destinados ao funcionário anterior.
Para evitar isso, conclua as seguintes etapas na ordem:
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Atualize suas ACLs (se aplicável, como no Amazon S3) para remover o usuário antigo e adicionar o novo usuário.
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Atualize manualmente sua base de conhecimento ou aguarde a atualização diária automática.
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Atribua o endereço de e-mail ao novo funcionário.
Isso garante que as permissões de acesso sejam sincronizadas adequadamente antes que o novo usuário comece a usar o Quick.
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Compatibilidade de pesquisa — As bases de conhecimento com ACLs em nível de documento habilitadas atualmente não são compatíveis com a Pesquisa Rápida. Se você precisar usar documentos de uma base de ACL-enabled conhecimento para fins de pesquisa, crie uma base de conhecimento separada sem ACLs para esses documentos.
